Обработка документов

Извлечение структурированных данных из счетов, договоров и форм — с проверкой перед записью.

Интеграции

ERP
1С
Microsoft 365
Google Workspace
REST API

Задача

Документы приходят в виде PDF, сканов и вложений, и кто-то читает каждый и вносит содержимое в другую систему. Объём большой, решений почти нет — и это именно тот перенос данных, где человек ошибается чаще всего.

С чем работает

PDF, сканы и фотографии документов
Вложения из отслеживаемого почтового ящика
Ваши определения полей и правила валидации
Справочные данные для сопоставления: поставщики, договоры, счета

Автоматизированный процесс

Документ поступает, и определяется его тип.
Извлекается текст, к сканам и изображениям применяется OCR.
Поля извлекаются по вашим определениям для этого типа документа.
Значения валидируются: форматы, арифметика, даты, обязательные поля.
Сущности сопоставляются со справочниками, расхождения помечаются.
Записи с высокой уверенностью и полной валидацией попадают в целевую систему.
Всё, что ниже порога, попадает в очередь проверки: исходная страница показывается рядом с извлечёнными данными.

Где решение остаётся за человеком

Установленный вами порог уверенности определяет, что записывается автоматически, а что уходит на проверку.
Всё, что превышает установленный вами финансовый порог, проверяется всегда, независимо от уверенности.
Проверяющий видит исходный документ рядом с извлечёнными значениями, поэтому проверка быстрая.
Каждая правка сохраняется и используется для улучшения извлечения по этому типу документов.

Интеграции

ERP
Заказы, склад и финансовые записи синхронизируются через адаптер с валидацией, а не через ночную выгрузку в таблицу.
1С
Обмен с конфигурациями 1С через поддерживаемые интерфейсы, со сверкой и карантином для некорректных записей.
Microsoft 365
Учётные записи, почта, календари и библиотеки документов — с соблюдением прав доступа, а не в обход них.
Google Workspace
Вход, Drive, Sheets и Calendar как источники и приёмники данных для автоматизированных сценариев.
REST API
Задокументированные, версионируемые и защищённые эндпоинты — и потребление ваших, и предоставление наших.

Ожидаемый эффект

Описан качественно. Реальный результат зависит от ваших объёмов, качества данных и дисциплины процесса.

Ручной ввод сводится к разбору исключений вместо набора каждого документа.
Валидация ловит арифметические и форматные ошибки, которые пропустит уставший человек.
Скорость обработки не падает в пиковые периоды.
У каждой записи есть ссылка на исходный документ для аудита.

Ограничения и чего сценарий не делает

Плохие сканы, рукописный текст и нестандартные макеты снижают точность, и никакая настройка не исправит плохую фотографию.
Новому типу документов нужны настройка и обучающая выборка, прежде чем он начнёт работать хорошо.
Он извлекает и проверяет данные, но не решает, оплачивать ли счёт.
По юридически значимым документам подпись человека следует сохранять независимо от измеренной точности.